1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Velok Radonia Sp. z o.o. – agencja eventowa specjalizująca się w organizacji ekskluzywnych wydarzeń i wieczorów rozrywkowych na terenie całej Polski.
Możesz skontaktować się z nami w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i prywatności za pośrednictwem:
- poczty elektronicznej: [email protected]
- formularza kontaktowego na stronie: /contact-us/
- korespondencji tradycyjnej na adres siedziby wskazany w zakładce Kontakt.
Jeżeli w strukturze organizacyjnej Administratora zostanie powołany inspektor ochrony danych, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane i zaktualizowane w niniejszej Polityce Prywatności.
2. Cel i zakres przetwarzania danych
Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia naszych usług eventowych i komunikacji związanej z organizacją wydarzeń. W szczególności przetwarzamy dane w następujących celach:
- Obsługa zapytań ofertowych – odpowiedź na wiadomości przesyłane za pośrednictwem formularza kontaktowego w zakładce Kontakt, bezpośrednio na adres e-mail lub telefonicznie, w tym przygotowanie wstępnych koncepcji wydarzeń, harmonogramów oraz propozycji usług.
- Zawarcie i realizacja umowy – przygotowanie i podpisanie umów, koordynacja szczegółów wydarzenia, komunikacja operacyjna przed, w trakcie i po realizacji eventu, rozliczenia finansowe oraz obsługa posprzedażowa.
- Organizacja wydarzeń – zarządzanie listą gości, komunikacja z osobami kontaktowymi po stronie klienta, zapewnienie sprawnego przebiegu wieczorów tematycznych i atrakcji rozrywkowych, przy jednoczesnym poszanowaniu komfortu oraz prywatności uczestników.
- Marketing i komunikacja – za Twoją odrębną zgodą możemy przesyłać informacje o nowych usługach eventowych, ekskluzywnych programach rozrywkowych, inspiracjach na wydarzenia oraz materiałach wizerunkowych marki Velok Radonia.
- Analiza i statystyka – prowadzenie anonimowych statystyk odwiedzin serwisu, optymalizacja funkcjonalności strony, analiza zainteresowania poszczególnymi usługami oraz udoskonalanie doświadczenia użytkowników.
- Wypełnianie obowiązków prawnych – przechowywanie dokumentacji księgowej, dowodów rozliczeń z kontrahentami oraz realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Zakres przetwarzanych danych zależy od kontekstu kontaktu i korzystania z naszych usług i może obejmować m.in.: imię, nazwisko, nazwę firmy, stanowisko, dane kontaktowe (e-mail, telefon), dane rozliczeniowe, informacje o preferencjach dotyczących wydarzenia oraz inne dane dobrowolnie przekazane w formularzach lub korespondencji.
3. Podstawa prawna przetwarzania danych
Twoje dane osobowe przetwarzamy w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Podstawy prawne obejmują w szczególności:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz do wykonania umowy (np. przygotowanie oferty, koordynacja realizacji wydarzenia, kontakt roboczy).
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika udzielona dobrowolnie (np. zapis do newslettera, zgoda marketingowa, wykorzystanie wybranych plików cookie w celach analitycznych i marketingowych).
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. przechowywanie dokumentów księgowych i rozliczeniowych).
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. zabezpieczenie ewentualnych roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, komunikacja operacyjna z klientami biznesowymi, tworzenie statystyk odwiedzin strony w formie zanonimizowanej).
W każdym przypadku, gdy podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda, masz prawo w dowolnym momencie ją wycofać, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
4. Odbiorcy danych osobowych
Dostęp do Twoich danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Velok Radonia, w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań. Dane mogą być przekazywane również zaufanym partnerom, z którymi współpracujemy przy realizacji wydarzeń oraz obsłudze serwisu internetowego, w szczególności:
- podmiotom świadczącym usługi hostingowe i techniczne związane z utrzymaniem i rozwojem strony internetowej,
- firmom zapewniającym obsługę IT, serwis systemów informatycznych oraz narzędzia komunikacji online,
- biurom rachunkowym i księgowym oraz doradcom podatkowym,
- podmiotom realizującym usługi płatnicze i rozliczeniowe, jeśli są one niezbędne do finalizacji współpracy,
- zaufanym podwykonawcom zaangażowanym w realizację wydarzeń (np. firmy cateringowe, technika sceniczna, fotografowie, dostawcy dekoracji) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowej obsługi projektu,
- podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy administracji publicznej), wyłącznie w przypadku istnienia odpowiedniej podstawy prawnej.
Każdy podmiot przetwarzający dane na nasze zlecenie działa na podstawie stosownej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i jest zobowiązany do stosowania odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa danych.
Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeśli jednak w związku z wykorzystaniem określonych narzędzi lub usług (np. narzędzia analityczne, system mailingowy) dojdzie do przekazania danych poza EOG, odbywa się to wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, zapewniających odpowiedni stopień ochrony.
5. Prawa osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci określone prawa. Możesz z nich korzystać, kontaktując się z nami za pomocą danych wskazanych w sekcji Kontakt w sprawach prywatności. W szczególności masz prawo do:
- dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak, do jakiego zakresu, w jakim celu i przez jaki czas, a także otrzymania kopii danych;
- sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieaktualne, niekompletne lub nieprawidłowe;
- usunięcia danych – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub cofnąłeś zgodę na ich przetwarzanie;
- ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych np. na czas weryfikacji ich poprawności lub rozpatrywania wniesionego sprzeciwu;
- sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym profilowania, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
- przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich do innego administratora, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
- cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (dotyczy przetwarzania, którego podstawą jest zgoda);
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy prawa, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu.
Zależy nam, aby realizacja Twoich praw przebiegała w sposób transparentny i komfortowy. Każde zgłoszenie dotyczące ochrony danych osobowych jest rozpatrywane indywidualnie, z zachowaniem terminów i wymogów przewidzianych przez RODO.
6. Okres przechowywania danych
Okres przechowywania danych osobowych jest dostosowany do celu ich przetwarzania oraz wymogów wynikających z obowiązujących przepisów prawa. W szczególności:
- dane związane z zapytaniami ofertowymi – są przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji oraz przygotowania ewentualnej współpracy, a następnie maksymalnie przez 12 miesięcy od daty ostatniego kontaktu, chyba że podstawą ich dalszego przetwarzania stanie się np. zawarcie umowy lub Twoja zgoda marketingowa;
- dane klientów i kontrahentów – przechowujemy przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego, jak również przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
- dane przetwarzane na podstawie zgody – są przechowywane do momentu cofnięcia zgody lub do zakończenia celu, dla którego zgoda została udzielona (np. prowadzenie określonej kampanii marketingowej), chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania;
- dane przetwarzane w celach statystycznych i analitycznych – są przechowywane w formie zanonimizowanej lub zagregowanej, uniemożliwiającej identyfikację konkretnej osoby, przez okres niezbędny do prowadzenia analiz i optymalizacji serwisu.
Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.
7. Bezpieczeństwo danych
Bezpieczeństwo Twoich danych osobowych ma dla nas kluczowe znaczenie. Stosujemy nowoczesne środki organizacyjne i techniczne, odpowiadające charakterowi oraz skali przetwarzania danych, w szczególności:
- korzystamy z bezpiecznych połączeń szyfrowanych (SSL/TLS) podczas korzystania z serwisu internetowego,
- zapewniamy kontrolę dostępu do systemów informatycznych – tylko upoważnione osoby mają dostęp do danych,
- regularnie aktualizujemy oprogramowanie oraz narzędzia zabezpieczające infrastrukturę serwerową i aplikacyjną,
- dbamy o odpowiednie szkolenia i świadomość personelu w zakresie ochrony danych i poufności informacji,
- współpracujemy wyłącznie z partnerami spełniającymi wysokie standardy bezpieczeństwa oraz zobowiązanymi do zachowania poufności,
- stosujemy zasady minimalizacji danych oraz ograniczenia dostępu tylko do informacji niezbędnych do wykonywania konkretnych zadań.
W przypadku wystąpienia incydentu naruszającego bezpieczeństwo danych osobowych, podejmujemy działania mające na celu ograniczenie skutków naruszenia, poinformowanie właściwych organów nadzorczych oraz – jeśli zachodzi taka potrzeba – poinformowanie osób, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
9. Zmiany Polityki Prywatności
Niniejsza Polityka Prywatności ma na celu zapewnienie przejrzystych informacji o sposobie przetwarzania danych osobowych w Velok Radonia. Jej treść może być aktualizowana, w szczególności w przypadku:
- zmian przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych,
- wprowadzenia nowych usług, narzędzi lub funkcjonalności serwisu internetowego,
- modyfikacji procesów związanych z organizacją wydarzeń i obsługą klientów.
O istotnych zmianach Polityki Prywatności będziemy informować poprzez publikację zaktualizowanej wersji dokumentu na stronie https://velokradonia.com/privacy-policy/, a w wybranych przypadkach również poprzez dodatkowe komunikaty (np. baner informacyjny w serwisie).
Przy każdym skorzystaniu z naszej strony rekomendujemy zapoznanie się z aktualną wersją Polityki Prywatności, aby posiadać pełną wiedzę na temat zasad przetwarzania danych osobowych.
10. Kontakt w sprawach prywatności
Jeżeli masz pytania dotyczące niniejszej Polityki Prywatności, chcesz skorzystać ze swoich praw w zakresie ochrony danych osobowych lub zgłosić zastrzeżenia co do sposobu przetwarzania danych, skontaktuj się z nami:
- e-mail: [email protected]
- formularz kontaktowy: /contact-us/
Dane kontaktowe oraz dodatkowe informacje o agencji znajdziesz również w sekcji O agencji oraz Kontakt. Zespół Velok Radonia pozostaje do Twojej dyspozycji, aby zapewnić pełną transparentność w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz najwyższy poziom bezpieczeństwa informacji.