Regulamin serwisu i świadczenia usług Velok Radonia

1. Wstęp

1.1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://velokradonia.com (dalej: „Serwis”) oraz warunki świadczenia usług eventowych przez Velok Radonia, ekskluzywną agencję zajmującą się organizacją premium programów rozrywkowych i wydarzeń biznesowych oraz prywatnych.

1.2. Regulamin stanowi umowę pomiędzy użytkownikiem Serwisu lub klientem zamawiającym usługę (dalej: „Użytkownik” lub „Klient”) a podmiotem prowadzącym agencję Velok Radonia (dalej: „Agencja”). Akceptacja Regulaminu jest warunkiem korzystania z Serwisu oraz zawierania umów na organizację eventów.

1.3. Serwis ma charakter prezentacyjny i informacyjny oraz umożliwia kontakt z Agencją w celu przygotowania indywidualnej oferty dotyczącej organizacji wydarzeń o charakterze rozrywkowym, integracyjnym lub wizerunkowym.

1.4. Korzystając z Serwisu, Użytkownik oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem, rozumie jego treść oraz zobowiązuje się do przestrzegania zawartych w nim postanowień.

2. Definicje

2.1. Na potrzeby Regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:

a) „Agencja” – Velok Radonia, profesjonalna agencja eventowa specjalizująca się w organizacji ekskluzywnych programów rozrywkowych, wieczorów pokerowych i mobilnych atrakcji na terenie całej Polski.

b) „Serwis” – strona internetowa prowadzona przez Agencję pod adresem https://velokradonia.com, prezentująca ofertę usług, referencje, portfolio oraz dane kontaktowe.

c) „Użytkownik” – każda osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna odwiedzająca Serwis lub kontaktująca się z Agencją za jego pośrednictwem.

d) „Klient” – Użytkownik, który zawarł z Agencją umowę na organizację wydarzenia lub innej usługi związanej z planowaniem, produkcją lub obsługą eventu.

e) „Wydarzenie” lub „Event” – każde przedsięwzięcie organizowane przez Agencję, w szczególności: gale, kolacje, konferencje, spotkania biznesowe, wieczory tematyczne, eleganckie wieczory pokerowe, programy integracyjne, bankiety, przyjęcia okolicznościowe i wydarzenia VIP.

f) „Atrakcje mobilne” – przenośne stanowiska rozrywkowe oraz wyposażenie dostarczane przez Agencję do wybranego przez Klienta miejsca, w tym m.in. stoły do pokera, stoły do gier karcianych i stoliki stylizowane, oświetlenie, nagłośnienie oraz dekoracje.

g) „Umowa” – indywidualna umowa o świadczenie usług eventowych zawarta pomiędzy Agencją a Klientem, określająca szczegółowy zakres usług, terminy, wynagrodzenie oraz pozostałe warunki współpracy.

h) „Materiały” – wszelkie treści i elementy prezentowane w Serwisie, w tym teksty, zdjęcia, grafiki, materiały wideo, logotypy, znaki towarowe, opisy scenariuszy i realizacji.

i) „Uczestnik” – osoba biorąca udział w Wydarzeniu organizowanym przez Agencję na zlecenie Klienta.

3. Zakres usług

3.1. Agencja świadczy usługi w zakresie kompleksowej organizacji oraz obsługi wydarzeń o charakterze rozrywkowym i biznesowym, obejmujące w szczególności:

a) projektowanie i realizację eventów tematycznych, gal, wieczorów networkingowych, konferencji, jubileuszy oraz przyjęć okolicznościowych dla Klientów korporacyjnych i indywidualnych,

b) organizację eleganckich wieczorów pokerowych o charakterze towarzyskim, nastawionych na integrację, networking i prestiżowe doświadczenia dla gości,

c) realizację mobilnych atrakcji rozrywkowych w miejscu wskazanym przez Klienta, poprzez dostarczenie profesjonalnego sprzętu, stołów, dekoracji, oświetlenia, nagłośnienia i obsługi,

d) przygotowanie dedykowanych programów integracyjnych oraz aktywności team building, nastawionych na współpracę, komunikację, kreatywność i budowanie relacji w zespole,

e) organizację przyjęć prywatnych, jubileuszy, uroczystości rodzinnych, przyjęć weselnych, wieczorów VIP i wydarzeń dla zamkniętych grup gości,

f) zapewnienie oprawy scenograficznej, dekoracji, aranżacji oświetlenia, nagłośnienia, opieki technicznej, a także współpracę z podwykonawcami, takimi jak: barmani, muzycy, DJ-e, fotografowie, filmowcy czy hostessy,

g) doradztwo koncepcyjne w zakresie scenariusza wydarzenia, programu atrakcji, harmonogramu, doboru lokalizacji oraz rekomendacji premium dostawców.

3.2. Wszystkie gry stołowe oferowane w ramach wieczorów rozrywkowych mają charakter wyłącznie rekreacyjny i służą celom integracyjnym oraz wizerunkowym. Uczestnicy korzystają z symbolicznych żetonów lub innych oznaczeń bez jakiejkolwiek wartości pieniężnej.

3.3. Agencja nie prowadzi działalności polegającej na organizacji gier hazardowych w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa, nie przyjmuje stawek pieniężnych, nie prowadzi zakładów oraz nie wypłaca wygranych pieniężnych ani rzeczowych.

3.4. Szczegółowy zakres usług, w tym rodzaj atrakcji, liczba członków obsługi, przebieg scenariusza, harmonogram, lokalizacja i budżet, każdorazowo określany jest w indywidualnej ofercie i potwierdzony w Umowie zawartej z Klientem.

4. Warunki korzystania z usług

4.1. Warunkiem skorzystania z usług Agencji jest kontakt z Agencją za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie, wiadomości e-mail, telefonu lub innego uzgodnionego kanału komunikacji.

4.2. Proces zamówienia usług obejmuje w szczególności:

a) przesłanie zapytania ofertowego przez Użytkownika, zawierającego podstawowe informacje o planowanym wydarzeniu (m.in. typ eventu, przybliżoną liczbę gości, lokalizację, termin, oczekiwany charakter atrakcji),

b) przygotowanie przez Agencję wstępnej propozycji programu oraz szacunkowej wyceny,

c) doprecyzowanie szczegółów oraz ewentualne negocjacje ustaleń,

d) przesłanie finalnej oferty oraz warunków współpracy przez Agencję,

e) akceptację oferty przez Klienta oraz zawarcie Umowy w formie pisemnej lub dokumentowej (w tym także poprzez wymianę wiadomości e-mail),

f) dokonanie wymaganej przedpłaty lub zapłaty całości wynagrodzenia na zasadach określonych w Umowie.

4.3. Rezerwacja terminu Wydarzenia jest wiążąca dopiero po pisemnym potwierdzeniu przyjęcia zlecenia przez Agencję oraz spełnieniu warunków finansowych ustalonych w Umowie, w szczególności po zaksięgowaniu ustalonej kwoty na rachunku Agencji.

4.4. Użytkownik zobowiązuje się do podawania prawdziwych, aktualnych i kompletnych danych kontaktowych oraz wszelkich informacji niezbędnych do przygotowania oferty i realizacji Wydarzenia.

4.5. Klient ponosi odpowiedzialność za prawidłowe poinformowanie Uczestników o charakterze wydarzenia, obowiązujących zasadach bezpieczeństwa, braku jakichkolwiek stawek pieniężnych oraz o tym, że gry stołowe mają charakter wyłącznie rozrywkowy.

4.6. Korzystanie z Serwisu w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami, postanowieniami Regulaminu lub naruszający dobra osobiste, prawa autorskie lub inne prawa osób trzecich jest zabronione.

4.7. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Serwisu w sposób nienaruszający jego prawidłowego funkcjonowania, w szczególności poprzez powstrzymanie się od dostarczania treści bezprawnych, złośliwego oprogramowania, prób nieuprawnionego dostępu do paneli administracyjnych lub ingerencji w infrastrukturę techniczną.

5. Zasady bezpieczeństwa i odpowiedzialność

5.1. Agencja dokłada najwyższej staranności, aby wszystkie Wydarzenia były przygotowane i przeprowadzone w sposób bezpieczny, komfortowy i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, zasadami BHP oraz wytycznymi miejsca, w którym odbywa się Event.

5.2. W trakcie Wydarzeń obsługa Agencji, w tym prowadzący, koordynatorzy, hostessy i personel techniczny, posiadają stosowne instrukcje dotyczące bezpieczeństwa, a także dbają o właściwe korzystanie z udostępnionego sprzętu i atrakcji.

5.3. Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do poleceń obsługi Agencji, przestrzegania regulaminu obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie, oraz do korzystania z udostępnionych atrakcji w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

5.4. Zabronione jest korzystanie z atrakcji przez osoby znajdujące się w stanie nietrzeźwości lub pod wpływem środków odurzających, jeżeli może to stwarzać zagrożenie dla zdrowia lub życia tych osób bądź innych Uczestników.

5.5. Klient zobowiązuje się zapewnić, aby liczba Uczestników, charakter Wydarzenia oraz aranżacja przestrzeni były zgodne z przepisami przeciwpożarowymi, zasadami bezpieczeństwa i ograniczeniami określonymi przez właściciela obiektu oraz Agencję.

5.6. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku:

a) naruszenia przez Klienta lub Uczestników postanowień Regulaminu, instrukcji bezpieczeństwa lub poleceń obsługi,

b) niewłaściwego użytkowania sprzętu lub atrakcji wbrew zaleceniom obsługi,

c) działań lub zaniechań osób trzecich, za które Agencja nie ponosi odpowiedzialności,

d) siły wyższej, w tym m.in. zdarzeń losowych, awarii energetycznych, nagłych zakazów lub ograniczeń wynikających z przepisów prawa lub decyzji władz.

5.7. Odpowiedzialność Agencji za ewentualne szkody ograniczona jest na zasadach określonych w sekcji „Ograniczenia odpowiedzialności” oraz w indywidualnej Umowie zawartej z Klientem.

6. Warunki płatności

6.1. Wynagrodzenie Agencji, obejmujące honorarium za przygotowanie koncepcji, koordynację, wynajem sprzętu, pracę obsługi oraz koszty podwykonawców, każdorazowo określane jest w indywidualnej ofercie i potwierdzone w Umowie.

6.2. Płatności mogą być realizowane w szczególności przelewem bankowym na rachunek wskazany przez Agencję lub inną metodą zaakceptowaną przez strony i określoną w Umowie.

6.3. Zasady płatności mogą przewidywać:

a) obowiązek wpłaty zaliczki lub przedpłaty w określonej wysokości na poczet organizacji Wydarzenia,

b) płatność końcową po zakończeniu Wydarzenia lub w innym terminie ustalonym przez strony,

c) harmonogram płatności etapowych przy realizacjach o większej skali.

6.4. Niedokonanie płatności w terminie uprawnia Agencję do wstrzymania się z realizacją świadczeń, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach – do odstąpienia od Umowy z winy Klienta, przy zachowaniu prawa do wynagrodzenia za dotychczas wykonane prace oraz poniesione koszty.

6.5. Zasady anulacji Wydarzenia oraz ewentualne zwroty środków określane są każdorazowo w Umowie. Mogą one przewidywać m.in.:

a) zachowanie części lub całości wpłaconej zaliczki w przypadku odwołania Wydarzenia przez Klienta na określony czas przed planowanym terminem,

b) możliwość zmiany terminu Wydarzenia, o ile pozwalają na to harmonogramy Agencji i podwykonawców,

c) rozliczenie kosztów faktycznie poniesionych przez Agencję w związku z przygotowaniem Wydarzenia (rezerwacje obiektów, podwykonawcy, materiały, logistyka).

6.6. Wszystkie ceny podawane w ofertach są cenami netto, do których doliczany jest obowiązujący podatek VAT, o ile nie wskazano inaczej.

7. Polityka prywatności i ochrona danych

7.1. Administratorem danych osobowych Użytkowników i Klientów jest Agencja Velok Radonia. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka prywatności dostępna w Serwisie pod adresem /privacy-policy/.

7.2. Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są w szczególności w celu:

a) udzielenia odpowiedzi na zapytania kierowane przez formularz kontaktowy, e-mail lub telefon,

b) przygotowania i przedstawienia oferty usług,

c) zawarcia i realizacji Umów,

d) obsługi rozliczeń finansowych, w tym wystawiania faktur,

e) realizacji obowiązków prawnych ciążących na Agencji,

f) ewentualnego dochodzenia roszczeń oraz ochrony przed roszczeniami.

7.3. Dane osobowe Uczestników Wydarzeń mogą być przekazywane Agencji przez Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji Wydarzenia i zawsze w zgodzie z przepisami o ochronie danych osobowych.

7.4. Agencja stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych oraz chroniące je przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub naruszeniem integralności.

7.5. Użytkownikom i Klientom przysługują prawa wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu – zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce prywatności.

7.6. Serwis może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celach analitycznych, funkcjonalnych i marketingowych, zgodnie z zasadami określonymi w Polityce cookies dostępnej pod adresem /cookie-policy/.

8. Zabronione działania

8.1. W ramach korzystania z Serwisu oraz uczestnictwa w Wydarzeniach zabronione są w szczególności następujące działania:

a) organizowanie, inicjowanie lub wspieranie jakichkolwiek form hazardu na prawdziwe stawki, w tym przyjmowania lub przekazywania zakładów pieniężnych,

b) tworzenie pul środków finansowych przez Uczestników, z których miałyby być finansowane wygrane pieniężne lub rzeczowe,

c) oferowanie, promowanie lub przyjmowanie korzyści majątkowych w związku z wynikami gier stołowych i atrakcji rozrywkowych,

d) modyfikowanie zasad atrakcji w sposób przekształcający je w gry hazardowe w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa,

e) dostarczanie treści sprzecznych z prawem, naruszających dobre obyczaje, prawa autorskie, dobra osobiste lub inne prawa osób trzecich,

f) korzystanie z Serwisu w sposób mogący zakłócić jego działanie, doprowadzić do przeciążenia infrastruktury informatycznej lub naruszyć bezpieczeństwo danych,

g) podejmowanie prób nieuprawnionego dostępu do paneli administracyjnych, serwerów, baz danych lub innych zasobów informatycznych Agencji.

8.2. Wszelkie gry stołowe i aktywności prowadzone w trakcie Wydarzeń mają wyłącznie charakter rozrywkowy i edukacyjny. Uczestnicy korzystają z żetonów i innych oznaczeń pozbawionych wartości pieniężnej, które nie mogą być wymieniane na gotówkę, nagrody rzeczowe ani inne świadczenia majątkowe.

8.3. Klient zobowiązany jest poinformować Uczestników o charakterze atrakcji oraz zakazie organizowania jakichkolwiek rozliczeń finansowych związanych z przebiegiem gier. Jakiekolwiek próby obejścia tych zasad są niedopuszczalne.

8.4. W przypadku stwierdzenia naruszenia postanowień niniejszej sekcji Agencja ma prawo do natychmiastowego przerwania danej atrakcji lub całego Wydarzenia, bez obowiązku zwrotu kosztów i z zachowaniem prawa do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.

9. Reklamacje i procedura rozstrzygania sporów

9.1. Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą jakości realizacji usług, zgodności wykonania Wydarzenia z Umową lub innych zastrzeżeń związanych ze współpracą z Agencją.

9.2. Reklamacje powinny być składane w formie pisemnej lub drogą elektroniczną na dane kontaktowe wskazane w sekcji „Kontakt do administratora”, wraz z opisem zastrzeżeń, datą Wydarzenia oraz danymi Klienta umożliwiającymi identyfikację Umowy.

9.3. Agencja zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, chyba że Umowa przewiduje krótszy termin. W przypadkach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony, o czym Agencja poinformuje Klienta.

9.4. Odpowiedź na reklamację zostanie udzielona w tej samej formie, w której reklamacja została złożona, chyba że Klient wskaże inną preferowaną formę kontaktu.

9.5. W przypadku braku porozumienia w zakresie zgłoszonej reklamacji strony będą dążyły do polubownego rozwiązania sporu, w szczególności poprzez negocjacje lub mediacje.

9.6. Jeżeli polubowne metody rozstrzygania sporów okażą się nieskuteczne, spory wynikłe z Umowy lub związane z korzystaniem z Serwisu będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Agencji, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

10. Zmiany w regulaminie

10.1. Agencja zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie z ważnych przyczyn, w szczególności wynikających ze zmiany przepisów prawa, rozszerzenia oferty, zmian technologicznych lub organizacyjnych dotyczących funkcjonowania Serwisu i sposobu świadczenia usług.

10.2. Zmieniona treść Regulaminu będzie publikowana w Serwisie pod aktualnym adresem strony regulaminu, z podaniem daty ostatniej aktualizacji.

10.3. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem wskazanym w jego nowej wersji, nie krótszym niż 14 dni od dnia publikacji, z zastrzeżeniem, że mogą zostać wprowadzone wcześniej, jeżeli jest to wymagane bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa lub dotyczy zmian o charakterze technicznym, które nie wpływają na prawa i obowiązki Użytkowników.

10.4. Do Umów zawartych przed wejściem w życie zmian Regulaminu stosuje się jego postanowienia obowiązujące w dniu zawarcia danej Umowy, chyba że strony postanowią inaczej.

11. Ograniczenia odpowiedzialności

11.1. Agencja nie gwarantuje nieprzerwanego i wolnego od błędów dostępu do Serwisu, niemniej dokłada należytej staranności, aby ewentualne przerwy techniczne były jak najkrótsze i wynikały wyłącznie z uzasadnionych potrzeb serwisowych lub niezależnych od Agencji okoliczności.

11.2. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za treści, funkcjonowanie ani bezpieczeństwo stron internetowych, do których odnośniki mogą znajdować się w Serwisie, jeżeli strony te nie są bezpośrednio zarządzane przez Agencję.

11.3. Odpowiedzialność Agencji wobec Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy ogranicza się, w granicach dopuszczalnych przez obowiązujące przepisy prawa, do wysokości łącznego wynagrodzenia netto należnego Agencji na podstawie danej Umowy, z wyłączeniem szkód pośrednich, utraconych korzyści oraz szkód wynikających z winy umyślnej Klienta lub Uczestników.

11.4. Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa powyżej, nie ma zastosowania w przypadkach, w których odpowiedzialności nie można ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

11.5. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia, których nie mogła przewidzieć ani im zapobiec, w szczególności za działania siły wyższej, obejmujące m.in. klęski żywiołowe, nagłe zakazy organizacji wydarzeń, konflikty zbrojne, akty terroryzmu, epidemie, przerwy w dostawie mediów lub inne nadzwyczajne zdarzenia o charakterze zewnętrznym.

11.6. Klient zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Agencji o wszelkich okolicznościach mogących mieć wpływ na prawidłową realizację Wydarzenia. Brak takiej informacji może stanowić podstawę do ograniczenia odpowiedzialności Agencji lub całkowitego jej wyłączenia, jeżeli uniemożliwił on Agencji podjęcie działań zapobiegawczych.

12. Kontakt do administratora

12.1. W sprawach związanych z Regulaminem, korzystaniem z Serwisu, zawieraniem lub realizacją Umów, a także zgłaszaniem naruszeń i reklamacji, Użytkownicy i Klienci mogą kontaktować się z administratorem Serwisu:

a) za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w zakładce Kontakt,

b) drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w sekcji kontaktowej Serwisu,

c) telefonicznie pod numerem udostępnionym na stronie kontaktowej.

12.2. Aktualne dane kontaktowe Agencji są każdorazowo publikowane w Serwisie. W przypadku ich zmiany, informacje w Serwisie zostaną zaktualizowane bez zbędnej zwłoki.

12.3. W korespondencji dotyczącej Regulaminu lub Umowy zaleca się podanie danych identyfikujących Klienta (nazwa firmy lub imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail) oraz – jeżeli to możliwe – numeru lub nazwy Wydarzenia, którego zgłoszenie dotyczy.